Las plataformas en línea de beneficios para empleados son un componente clave de la propuesta global de valor para el empleado. En un contexto en que las empresas buscan maximizar el retorno de la inversión de su gasto en personas, ofrecemos cuatro consejos que pueden ayudar a implantar con éxito una plataforma de beneficios en línea.
Principales ideas
- Los trabajadores quieren aprovechar al máximo los beneficios que tienen a su disposición, por lo que diseñar un programa que satisfaga sus necesidades y sea pertinente a nivel local puede mejorar la adhesión y el aprovechamiento de los beneficios.
- La tecnología es un factor clave para ejecutar con éxito un programa centrado en la experiencia del empleado.
- El uso de la tecnología para gestionar los beneficios puede reducir la carga administrativa de RRHH, pero debe hacerse en coordinación con el diseño y la ejecución del programa.
Ante la escasez de talento, el deterioro de la salud de los empleados y el aumento de los costes sanitarios, las empresas tienen que hacer malabares con el gasto en personal y mejorar la propuesta de valor para el empleado (PVE). Y lo hacen en un momento en que las organizaciones utilizan la tecnología para impulsar la eficiencia y depender menos de los recursos internos. Esto a menudo conduce a externalizar la tecnología y la administración de los beneficios, lo que puede proporcionar una experiencia de beneficios desconectada.
Como resultado de esta dinámica, estamos asistiendo a un aumento de la demanda para ampliar las plataformas de beneficios online común para todos los empleados. Una plataforma eficaz debe proporcionar:
- Una base coherente global para la experiencia de empleado.
- Tecnología y la automatización para gestionar las inscripciones y las integraciones; esto impulsará los flujos de datos desde los sistemas de RRHH directamente a los proveedores a través del portal del empleado.
- Aumento de la concienciación de la plantilla sobre la compensación total, haciendo hincapié en la transparencia salarial.
- El acceso a datos tanto para empleadores como para trabajadores, lo que permite tomar decisiones más inteligentes sobre los beneficios.
Presentamos cuatro maneras de diseñar un programa de beneficios que pueda alcanzar estos objetivos.
1. Centrarse en la coherencia global con personalización local.
Las organizaciones multinacionales deben adoptar un punto de vista global para garantizar la coherencia y la equidad en toda la organización, especialmente en la era de transparencia e igualdad salarial. Una vez establecido esto, tendrán que aportar un punto de vista local para garantizar el cumplimiento, la relevancia cultural y la competitividad en los mercados locales. La creación de una base de datos global permite escalar los problemas para que los equipos locales no tengan que ocuparse de los problemas más técnicos, lo que se traduce en soluciones regionales más rápidas.
Caso práctico: personalización de la gestión de beneficios para una empresa farmacéutica líder
Una multinacional farmacéutica quería ofrecer a sus 80.000 empleados de varios países una experiencia de gestión de beneficios completa y coherente que permitiera la flexibilidad local. Otro objetivo era comprender mejor el coste de la administración de RRHH. Mediante la plataforma The Benefits Solution (TBS) de Aon, ayudamos a proporcionar una marca global coherente con adaptaciones locales en la plataforma para ofrecer beneficios a nivel de cada país. Como resultado, el cliente tiene ahora:
- Una visión general a nivel mundial con la posibilidad de desglosar la información por países.
- Recursos nacionales que conocen los detalles y matices de las prácticas de beneficios de cada país.
- Promoción de la filosofía y gobernanza de beneficios de la empresa mediante un proceso de aprobación simplificado.
- Comunicación de la inversión total de los clientes en los empleados a través de un módulo de compensación total en la plataforma de beneficios.
Los posibles obstáculos pueden surgir cuando:
No se dispone de los conocimientos locales necesarios para implantar la tecnología adecuada: En lo que respecta a la tecnología, los equipos locales deben concentrarse en la comunicación, los contenidos y cómo funcionan los beneficios. Por ejemplo, a la hora de elegir el diseño y el contenido de la plataforma de beneficios, es importante asegurarse de que la plataforma sea inclusiva y no infrinja ninguna ley local de accesibilidad digital.
El enfoque está sólo en la tecnología: Un elemento vital de la estrategia de beneficios es elegir una plataforma tecnológica que sea fácil de usar y atractiva. Pero se necesita algo más que un sofisticado interfaz para alcanzar el verdadero éxito. También se deben utilizar datos y análisis para generar información práctica que ayude a mejorar continuamente el programa. Esto puede garantizar una fijación de precios óptima para unos beneficios adecuados y bien gestionados.
2. Integrar la compensación total en una sola plataforma para aumentar el aprovechamiento de los beneficios.
Tener la retribución y los beneficios en una sola plataforma permite a los empleados ver la imagen completa de lo que están recibiendo. La tecnología adecuada puede proporcionar una experiencia de fácil uso que sugiera de forma proactiva opciones de beneficios basadas en el conocimiento de los datos de los empleados. Esto anima a los empleados a utilizar beneficios que quizá no sabían que estaban a su disposición, ofreciéndoles un mayor control sobre sus decisiones financieras. Por ejemplo, después de que los empleados vean el ahorro para la jubilación en comparación con otros beneficios, pueden decidir participar en un Plan de Compra de Acciones para Empleados o aportar más a su plan de aportación definida.
Las empresas deben disponer de un marco para comunicar la compensación total de forma personalizada. Si cuentan con las integraciones y las fuentes de datos adecuadas, podrán ofrecer una experiencia de compensación total en tiempo real en lugar de información no actualizada.
Los posibles obstáculos pueden surgir cuando:
Las empresas recurren a múltiples proveedores, lo que obliga a los empleados a visitar varios sitios web para obtener información sobre beneficios: Esto puede causar confusión y un menor aprovechamiento de los beneficios. También diluye la PVE de la empresa porque es difícil que los trabajadores vean todo el valor de los beneficios que reciben de su empleador.
Los proveedores no intercambian información: Esto provoca lagunas de datos entre portales. Imaginemos una situación en la que el portal de beneficios de una empresa no incluya o no tenga suficiente información sobre los beneficios no asegurados que podrían complementar los costes de un beneficio asegurado.
Los datos no están actualizados: No utilizar datos y análisis actualizados puede conducir a una toma de decisiones deficiente y a un programa de beneficios menos eficaz.
La accesibilidad no está optimizada: A la hora de elegir el diseño y la presentación de una plataforma de beneficios, hay que asegurarse de que sea inclusiva, de modo que todos los empleados puedan acceder a ella y utilizarla.
3. Almacenar los datos en una ubicación única y accesible para mejorar la comprensión de los datos y la transparencia salarial.
Cuando los datos globales de una organización se almacenan en una plataforma compatible en lugar de en una mezcla de soluciones locales que deben comunicarse entre sí, las empresas pueden acceder a la información de forma más eficiente. Esto podría incluir un acceso fácil para comparar beneficios y recibir las declaraciones de compensación total. Disponer de los datos en un único lugar simplifica la recopilación de datos de diversas fuentes y ofrece un almacenamiento ilimitado, lo que permite un acceso rápido y preciso a información valiosa.
Tener acceso inmediato a los datos también ayuda a las empresas a responder a las tendencias del mercado, como la transparencia salarial.
Las plataformas de beneficios en línea pueden apoyar la transparencia salarial proporcionando a los empleados acceso a sus declaraciones de compensación total, datos de mercado, opciones de beneficios y la filosofía de beneficios de la empresa.»
Andrew Krawczyk
Commercial Leader, Health Solutions, Europa, Oriente Medio y África
Los posibles obstáculos pueden surgir cuando:
Los datos se malinterpretan: Tener varias fuentes de datos en distintas plataformas puede llevar a confusión. Tal vez se haya pasado por alto un conjunto de datos cruciales y no se esté viendo el panorama completo. El riesgo de cometer errores aumenta cuando se comparan datos de distintas plataformas.
Los conjuntos de datos están desconectados: lo que puede provocar la pérdida de información valiosa: El análisis de datos puede identificar y mitigar los riesgos, personalizar las opciones de beneficios y dirigirse a grupos demográficos específicos con intervenciones voluntarias. Una plataforma integrada puede reducir las posibilidades de que se produzcan lagunas de datos, malentendidos y pérdidas de información útil al consolidar datos de múltiples fuentes en un único sistema centralizado. Al tener todos los datos en un solo lugar, es más fácil identificar y abordar cualquier laguna o incoherencia en los datos. Además, una plataforma integrada puede automatizar los procesos de recopilación y validación de datos, lo que reduce el riesgo de error humano y minimiza aún más las posibilidades de que se produzcan lagunas de datos.
4. Incluir una estrategia de comunicación en las primeras fases de desarrollo del plan.
Las empresas no deben centrarse únicamente en el lanzamiento del programa de beneficios en línea en sí. También deben dedicar tiempo a desarrollar e implantar un programa de comunicación a los empleados que explique las ventajas disponibles y cómo utilizar la plataforma. Si el aprovechamiento de los beneficios es bajo después de dedicar tiempo y recursos considerables al diseño del programa de beneficios, es probable que la causa esté relacionada con la falta de comunicación.
Los posibles obstáculos pueden surgir cuando: La comunicación es algo secundario: Si no se incluye un plan de comunicación en las fases iniciales del programa de beneficios, es poco probable que el lanzamiento de la plataforma sea un éxito. Los esfuerzos por adaptar los beneficios a las necesidades específicas de la fuerza laboral y aplicar soluciones locales requieren una implantación bien ejecutada.
Las comunicaciones continuas no están incluidas en el plan: Deben utilizarse múltiples canales de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, intranet de la empresa, reuniones en persona) para informar a todos los trabajadores de las actualizaciones siempre que se produzcan. Hay que fomentar la comunicación continua y responder a cualquier duda o pregunta que los empleados puedan tener a lo largo del proceso.
Tomar mejores decisiones para su plataforma de beneficios.
Los beneficios son un componente esencial de la compensación total y de la PVE de una empresa. Maximice su valor invirtiendo en un programa que sea relevante a nivel local con una plataforma que incorpore la compensación total, permitiendo tanto al empleado como a la empresa tomar mejores decisiones.
The Benefits Solution (TBS) es una plataforma tecnológica flexible que ayuda a las empresas a implantar su estrategia de beneficios y recopilar datos valiosos para fundamentar futuras decisiones.
Obtenga más información sobre cómo esta tecnología puede ayudar eficazmente a su empresa a aplicar su estrategia de beneficios.
Sin un plan de comunicación coherente, sus esfuerzos son inútiles. Analizando los datos demográficos, el comportamiento y las preferencias de los empleados, puede identificar el público objetivo de sus comunicaciones y personalizar sus mensajes en consecuencia.»
David Kirk
Growth Leader – Technology, Health Solutions, Reino Unido
Referentes de Aon:
- Andrew Krawczyk, Commercial Leader, Health Solutions, Europa, Oriente Medio y África
- David Kirk, Growth Leader – Technology, Health Solutions, Reino Unido
Responsable España:
- Alejandra Vélez, EMEA Sales Enablement Leader
